QUAT²RO Hinweisgebersystem

QUAT²RO bekennt sich zu einer verantwortungsvollen und nachhaltigen Unternehmensführung. Integrität und gesetzeskonformes Verhalten genießen höchste Priorität. Daher ist QUAT²RO daran interessiert, über schwerwiegende Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien im Unternehmen frühzeitig informiert zu werden.

1. Fehlverhalten von H&B-Mitarbeitern

Es geht darum, Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Regelverstöße beschädigen das Unternehmen, Fehlverhalten Einzelner geht auf Kosten der gesamten Belegschaft. Integrität und gesetzes- sowie regelkonformes Verhalten (Compliance) bilden die Grundlage für die gute Reputation von QUAT²RO sowie für das Vertrauen unserer Kunden und Geschäftspartner. Zugleich wirkt sich die Compliance in erheblichem Umfang auf das Wohlergehen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen und auf einen nachhaltigen wirtschaftlichen Unternehmenserfolg aus. Um dies zu erreichen und Gesetzes- sowie Regelverletzungen rechtzeitig erkennen, unverzüglich abstellen und ggf. ahnden zu können, bedarf es der Mithilfe jedes Einzelnen. Die zügige und objektive Aufklärung von Verdachtsmeldungen durch unser Unternehmen ist dafür unerlässlich.

2. Fehlverhalten von Lieferanten

Für QUAT²RO bedeutet Nachhaltigkeit, ökonomische, soziale und ökologische Ziele gleichrangig und gleichzeitig anzustreben. Dieser Verantwortung wollen wir auf globaler Ebene und auch in unseren Geschäftsbeziehungen gerecht werden. Zur Einhaltung unserer Nachhaltigkeitsanforderungen bei Lieferanten führen wir verschiedene Maßnahmen durch. Sollte es dennoch zu Verstößen kommen, sind wir darauf angewiesen, diese mitgeteilt zu bekommen.

Angemessene Beschwerdeverfahren sind ein Kernelement der Sorgfaltspflichten, aus diesem Grunde besteht über dieses Hinweisgebermeldesystem die Möglichkeit QUAT²RO insbesondere folgendes zu melden:

1. Verstöße gegen das anwendbare Recht
2. Menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette (§§ 8 und 9 des LkSG)
3. Verstöße gegen Artikel 15 DSGVO (Auskunftsrecht der betroffenen Person)

Diese Verfahrensanweisung gilt für das Unternehmen HAVER & BOECKER OHG und deren Tochtergesellschaften.

Legal (legal@haverboecker.com) und die betroffene Abteilung/der betroffene Bereich

1. Meldung über das Hinweisgebersystem auf der QUAT²RO Website.
2. Alle Anfragen Betroffener, die sich auf die DSGVO beziehen, werden schnellstmöglich an den Datenschutzbeauftragten weitergeleitet, damit er die Rechtmäßigkeit der Anfrage sowie die notwendigen weiteren Schritte bestimmen und einleiten kann.
3. Legal ist bei der Bearbeitung von Meldungen insbesondere für Folgendes zuständig (Artikel 12 Absatz (4) Richtlinie (EU) 2019/1937):
   1. Übermittlung von Informationen über die Meldeverfahren an etwaige interessierte Personen
   2. Entgegennahme von Meldungen und Dokumentation der Hinweise in dem Formular AB-F-NM-01 „Hinweisgebersystem Meldeformular“ (Artikel 18, Richtlinie (EU) 2019/1937)
   3. Bestätigung des Eingangs einer Meldung an den Hinweisgeber innerhalb einer Frist von sieben Tagen (Artikel 9 Buchstabe b, Richtlinie (EU) 2019/1937)).
   4. Weiterleitung an betreffende Verantwortliche und Geschäftsführung
   5. Maßnahmen einleiten und umsetzen
   6. Überprüfen der Wirksamkeit der Maßnahmen
   7. Aufrechterhaltung des Kontakts zum Hinweisgeber zwecks Erstattung von Rückmeldungen und erforderlichenfalls Anforderung weiterer Informationen. Die Rückmeldung hat in einem angemessenen zeitlichen Rahmen stattzufinden, und zwar innerhalb von maximal drei Monaten ab der Bestätigung des Eingangs der Meldung bzw. - wenn der Eingang dem Hinweisgeber nicht bestätigt wurde - drei Monate nach Ablauf der Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung (Artikel 9 Buchstabe f, Richtlinie (EU) 2019/1937).
   8.  Abschluss der Hinweisgebermeldung